Rechnungen schreiben leicht gemacht

In Österreich müssen Rechnungen gewisse Erfordernisse erfüllen. Werden auf Ihren Rechnungen diese Merkmale nicht eingehalten, ist das Finanzamt nicht verpflichtet diese anzuerkennen.

Rechnungen mit Umsatzsteuer

Damit Ihre Kunden sich die Vorsteuer von den Ihnen ausgestellten Rechnungen vom Finanzamt zurückholen können, müssen diese einige Merkmale enthalten.

Mehr Informationen ob Sie Umsatzsteuer verrechnen müssen und ob Sie selbst zum Vorsteuerabzug berechtigt sind finden Sie unter "Rechtliche Aspekte".

Folgende Rechnungsmerkmale sind bei Rechnungen mit Umsatzsteuer zwingend notwendig:

1 Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
2 Name und Anschrift des Kunden
3 Eine fortlaufende und eindeutige Rechungsnummer
4 Das Ausstellungsdatum der Rechnung
5 Die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware oder die Art und Umfang der Sonstigen Leistung

6 Der Tag der Lieferung oder der Leistungszeitraum (bei sonstigen Leistungen)
7 Das Entgelt (Nettobetrag!) für die Lieferung oder sonstigen Leistung
8 Den auf das Entgelt anfallende Umsatzsteuerbetrag
9 Der Steuersatz
10 Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) des leistenden Unternehmers

Beachten Sie: Bei Lieferungen oder Leistungen bei einem Rechnungsbetrag ab 10.000,- € oder im Falle von Reverse Charge muss auch die UID des Kunden auf der Rechnung vermerkt sein!

Name und Anschrift des Unternehmers

Aus der Adresse des leistenden Unternehmers muss dessen unternehmerische Tätigkeit hervorgehen. Sollte das Unternehmen mehrere Standorte haben, so kann entweder die Zentrale oder ein am Leistungsaustausch beteiligter Standort angegeben werden.
Achtung! Sollten Sie die Adresse eines Standortes angeben welche nicht auf der Rechnung angegebenen Lieferungen/Leistungen beteiligt war, so berechtigt diese Rechnung nicht zum Vorsteuerabzug!

Rechnungsnummer

Jede Rechnung muss eine chronologisch fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer besitzen. Sie können verschiedene Formate verwenden wie z.b. "Rechnung Nr. 1", "Rechnung 1/2024", "Rechnung 2024/001", etc.

Menge und handelsübliche Bezeichnung

Die gelieferte Ware oder die sonstige Leistung muss klar ersichtlich sein. Unzureichend wären Bezeichnungen wie z.b. "Kleidung", "Reperaturen", "Lebensmittel", "Getränke", "Bücher", "Werkzeug" oder aber auch "Arbeit laut Vereinbarung" ohne auf die vereinbarte Leistung einzugehen oder "Miete" ohne Angabe des konkreten Mietobjekts. Für die Menge werden meist übliche Angaben wie Stück, Maß oder Gewicht angegeben. Dies kann natürlich nach Art und Weise des jeweiligen Geschäftes varieren.

Tag der Lieferung und Leistungszeitraum

Bei Lieferungen muss der Tag der Lieferung auf der Rechnung vermerkt sein (z.B. "Leistungdatum: 16.3.2024"). Sollte das Liefer- oder Leistungsdatum der selbe Tag als die Rechnungsausstellung sein, genügt eine Bezeichnung wie z.B. "Leistungsdatum ist gleich dem Rechnungsdatum". Bei Leistungen, welche sich über einen längeren Zeitraum erstrecken muss der komplette Leistungszeitraum auf der Rechnung vermerkt sein. Z.b. "Leistungszeitraum von 6.3.2024 bis 16.3.2024"
Achtung! Das Ausstellungsdatum der Rechnung alleine reicht nicht aus!

Rechnungen ohne Umsatzsteuer (Kleinunternehmerregelung)

Steuerbefreite Unternehmer (z.b. Kleinunternehmer) müssen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Somit wird auch auf der Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Es ist jedoch zwingend erforderlich dass ein Vermerk über die Umsatzsteuerbefreiung auf der Rechnung vermerkt ist z.b. "Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung".

1 Vermerk über die Umsatzsteuerbefreiung

Beachten Sie: Kleinunternehmer haben meist keine UID Nummer und müssen diese somit nicht auf der Rechnung angeben.

Rechnungen dessen Entgelt unter 150,- € Brutto beträgt sind sogenannte Kleinbetragsrechnungen und müssen nicht alle Rechnungsmerkmale einer Normalbetragsrechnung enthalten.

Unterschied zu einer Normalbetragsrechnung

Kleinbetragsrechnungen unterliegen etwas lockeren Regelungen als Normalbetragsrechnungen. So kann etwa der Name und die Anschrift des Kunden sowie die UID des leistenden Unternehmens entfallen.

Es steht Ihnen jedenfalls frei auch bei Rechnungen mit Bruttobeträgen unter 150,- € eine Normalbetragsrechnung mit allen Rechnungsmerkmalen auszustellen.

Somit ergeben sich folgende Rechnungsmerkmale für Kleinbetragsrechnungen:

1 Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
2 Das Ausstellungsdatum der Rechnung
3 Die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware oder die Art und Umfang der Sonstigen Leistung

4 Der Tag der Lieferung oder der Leistungszeitraum (bei sonstigen Leistungen)
5 Der Steuersatz
6 Anstatt das Entgelt also Nettobetrag und den zugehörigen anfallenden Umsatzsteuerbeträgen auszuweisen, genügt der Bruttobetrag (= Netto + Ust.).

WICHTIG: Die Lockerungen bei Kleinbetragsrechnung gelten nicht für innergemeinschaftliche Lieferungen! Auf solchen Rechnungen muss zumindest einen Hinweis auf die Steuerbefreiung sowie die UID-Nummer des lieferenden Unternehmers und Empfängers vermerkt sein.

Rechnungen richtig schreiben

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